Tijdens de eerste afspraak vraagt de nagelstylist of haar nieuwe klant ergens allergisch voor is. Het antwoord gaat in het klantdossier, samen met een telefoonnummer, een geboortedatum en een notitie over de kleur die ze zo mooi vond. Voor een goede behandeling heb je die informatie gewoon nodig.
Aan de gegevens van klanten besteden beautyprofessionals vaak minder aandacht dan aan de inrichting, de producten en de prijzen. Toch hoort dat er net zo goed bij. Een klant die haar huidproblemen of allergieën met je deelt, rekent erop dat die informatie bij jou in vertrouwde handen is. In dit artikel lees je hoe je dat als beautyprofessional goed regelt.
Welke informatie verzamel je eigenlijk?
Wie er even voor gaat zitten, schrikt soms van de hoeveelheid gegevens die een salon in de loop der jaren opbouwt. Denk aan naam en adres voor de factuur, een telefoonnummer voor afspraakherinneringen en een geboortedatum voor de verjaardagskorting. Bij schoonheidsspecialisten en pedicures komen daar vaak gezondheidsgegevens bij: huidaandoeningen, medicijngebruik, diabetes of een allergie voor bepaalde stoffen. Juist die laatste categorie is gevoelig. Een behandelaar heeft deze informatie nodig om veilig te kunnen werken, maar ze verdient ook extra bescherming.
Maak daarom eerst een overzicht van wat je vastlegt en waarom. Leg je dingen vast die je eigenlijk nooit gebruikt, laat die dan voortaan gewoon weg. Hoe minder je bewaart, hoe minder er mis kan gaan, terwijl je ook sneller vindt wat je wel nodig hebt.
Afspraken en vragen via de mail
Veel klanten mailen hun vragen voordat ze een afspraak maken. Ze sturen een foto van een geïrriteerde huid of vertellen over een eerdere reactie op een product. Sommige klanten willen weten of een behandeling samengaat met hun medicatie. Die berichten belanden vaak op een gewoon adres dat je ook voor bestellingen bij leveranciers en privézaken gebruikt.
Het is verstandiger om voor alle klantcontact een aparte, beveiligde mail in te richten die versleuteld werkt. Dan zijn de foto’s en gezondheidsvragen van je klanten afgeschermd en staan ze niet tussen de reclame van groothandels. Ook wanneer je een telefoon of laptop kwijtraakt, blijft de inhoud beter beschermd. Bovendien zie je als salonhouder in één oogopslag welke vragen nog op een antwoord wachten.
Wat de privacywet van je vraagt
Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van je klanten. Dat geldt ook als je alleen werkt of je administratie in een eenvoudig spreadsheet staat.
Wat persoonsgegevens zijn en waar je als ondernemer op moet letten, legt de Kamer van Koophandel uit in de Privacywet AVG voor beginners. Medische informatie valt daar uitdrukkelijk onder. Je mag gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor je ze hebt gekregen en bewaart ze niet langer dan nodig is.
Stopt een klant met komen, dan hoef je haar huidgegevens niet jarenlang te bewaren. Ruim je klantenbestand daarom eens per jaar op en verwijder dossiers van mensen die je al lang niet meer hebt gezien. Werk je met een kassasysteem of een online agenda, kijk dan ook daar welke gegevens erin staan en wie ze kan inzien. Een stagiaire hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot het hele klantenbestand.
Zorgvuldigheid hoort bij de behandeling
In de beautybranche draait veel om persoonlijk contact. Klanten komen terug omdat ze zich bij jou op hun gemak voelen. Ze weten dat jij rekening houdt met hun huid, hun wensen en hun gevoeligheden. Zorgvuldig omgaan met hun gegevens hoort bij die zorg. Wie een eigen nagelsalon start, doet er goed aan de omgang met klantgegevens vanaf het begin netjes te regelen.
Leg in het gesprek vooraf kort uit wat je met de informatie doet en waarom je ernaar vraagt. Bewaar papieren intakeformulieren in een afgesloten kast en neem ze niet mee naar huis. Wie zo werkt, laat zien dat professionaliteit verder gaat dan een strak gelakte nagel of een perfecte wenkbrauw. Het is een stille kwaliteit die klanten misschien niet direct opmerken, maar die ze zeker waarderen wanneer ze er later aan terugdenken.
